25.11.2014
ID: 2655upozornenie pre užívateľov

Pracovná cesta, cestovné náhrady a ich vyúčtovanie

Nakoľko v praxi jednotlivých spoločností sa neustále objavujú nejasnosti pri zúčtovávaní pracovných ciest, v nasledujúcich riadkoch Vám predkladáme prehľad najdôležitejších informácií potrebných k správnemu spracovaniu vyúčtovania služobnej cesty.

Vyslanie na pracovnú cestu a určenie podmienok pracovnej cesty

Pracovná cesta v zmysle Zákona o cestovných náhradách je čas od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko, vrátane výkonu v tomto mieste do skončenia pracovnej doby. Pravidelným pracoviskom zamestnanca  je miesto výkonu práce písomne dohodnuté so zamestnancom. Zákon o cestovných náhradách ustanovuje všeobecné podmienky poskytovania cestovných náhrad. Stanovenie presných pravidiel a zásad pri poskytovaní cestovných náhrad je potrebné upraviť v internej smernici zamestnávateľa.

Zamestnávateľ vysielajúci zamestnanca na pracovnú cestu je povinný v zmysle §3 Zákona o cestovných náhradách písomne určiť podmienky pracovnej cesty:

  • miesto nástupu na pracovnú cestu - ktorým je obvykle miesto pravidelného pracoviska,
  • miesto výkonu práce na pracovnej ceste - určené konkrétnym miestom,
  • čas trvania pracovnej cesty - stanovený dňom a hodinou nástupu na pracovnú cestu a predpokladaným dňom, prípadne aj hodinou skončenia pracovnej cesty, čas trvania pracovnej cesty má význam pre posúdenie nároku na cestovné náhrady,
  • spôsob dopravy pri pracovnej ceste -  určený dopravným prostriedkom,  ktorý má zamestnanec použiť (autobus, vlak, lietadlo, služobné alebo vlastné motorové vozidlo, taxi, miestna verejná hromadná doprava), pri použití cestného motorového vozidla iného než vozidla zamestnávateľa je potrebné so zamestnancom uzatvoriť písomnú dohodu o použití cestného motorového vozidla,
  • miesto skončenia pracovnej cesty.

Zamestnávateľ môže určiť aj ďalšie podmienky pracovnej cesty napr. spôsob ubytovania, spolucestujúce osoby a pod.  Určenie podmienok pracovnej cesty sa v praxi realizuje prostredníctvom vyplnenia cestovného príkazu pred nástupom na pracovnú cestu. Cestovný príkaz by mal obsahovať všetky náležitosti účtovného dokladu a údaje vyplývajúce zo Zákona o cestovných náhradách. Záväzný formulár cestovného príkazu právnym predpisom stanovený nie je.

Vyúčtovanie cestovných náhrad

Zamestnanec je povinný predložiť do 10 pracovných dní odo dňa skončenia pracovnej cesty zamestnávateľovi písomné doklady potrebné na vyúčtovanie náhrad a vrátiť nevyúčtovaný preddavok.

Lehotu je možné predĺžiť v kolektívnej zmluve, v písomnej dohode so zamestnancom alebo vo vnútornom predpise zamestnávateľa. Lehotu možno však predĺžiť najdlhšie do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po kalendárnom mesiaci, v ktorom bola pracovná cesta skončená.

Zamestnávateľ je povinný do 10 dní od predloženia písomných dokladov vykonať vyúčtovanie pracovnej cesty a uspokojiť nároky zamestnanca.

Lehotu je tiež možné predĺžiť v kolektívnej zmluve, alebo v písomnej dohode so zamestnancom alebo vo vnútornom predpise zamestnávateľa. Lehotu možno však predĺžiť najdlhšie do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po kalendárnom mesiaci, v ktorom boli predložené písomné doklady.

V zmysle Zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách zamestnancovi vyslanému na pracovnú cestu patrí:

  • 1. náhrada preukázaných cestovných výdavkov,
  • 2. náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie,
  • 3. stravné,
  • 4. náhrada preukázaných potrebných vedľajších výdavkov,
  • 5. náhrada preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu jeho rodiny do miesta pobytu alebo medzi alebo zamestnávateľom a zamestnancom vopred dohodnutého miesta pobytu rodiny na území Slovenskej republiky, ak podľa určených podmienok pracovná cesta trvá viac ako 7 po sebe nasledujúcich kalendárnych dní, a to každý týždeň, ak nie je v kolektívnej zmluve, prípadne v pracovnej zmluve alebo v inej písomnej dohode so zamestnancom dohodnutá táto náhrada za dlhší čas, najdlhšie však za jeden mesiac.


1. Náhrada preukázaných cestovných výdavkov

Náhrada preukázaných cestovných výdavkov patrí v zmysle Zákona o cestovných náhradách medzi nárokové náhrady. Cestovnými výdavkami sa rozumejú:

  • výdavky na cestovné lístky (pri použití autobusu a vlaku),
  • výdavky na letenky (pri použití lietadla),
  • výdavky na MHD,

V prípade, ak sa zamestnanec písomne dohodne so zamestnávateľom, že pri pracovnej ceste použije  súkromné motorové vozidlo, patria mu náhrady za používanie cestných motorových vozidiel pri pracovných cestách v zmysle § 7 Zákona o cestovných náhradách. Zamestnancovi patrí v zmysle § 7 ods. 1 základná náhrada za každý 1 km a náhrada za spotrebované pohonné látky.

  • základná náhrada za každý km - je s účinnosťou od 1.1.2009 do dnešného dňa v zmysle opatrenia Ministerstva práce, sociálnych vecí a rodiny SR č. 632/2008 Z. z. o sumách základnej náhrady za používanie cestných motorových vozidiel pri pracovných cestách, stanovená pevnou sumou  pre osobné cestné motorové vozidlá vo výške 0,183 EUR.
  • náhrada za spotrebované pohonné látky - sa stanoví v závislosti od celkového počtu najazdených kilometrov, cien pohonných látok platných v čase použitia motorového vozidla a spotreby pohonných látok uvedenej v technickom preukaze cestného motorového vozidla. Cenu pohonnej látky preukazuje zamestnanec dokladom o kúpe pohonnej látky, z ktorého je zrejmá súvislosť s pracovnou cestou. Ak zamestnanec nepreukáže cenu pohonnej látky, na výpočet sa použije cena, ktorá platila v čase nástupu na pracovnú cestu zistená Štatistickým úradom Slovenskej republiky.

2. Náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie

Náhrada výdavkov za ubytovanie patrí zamestnancovi na základe predložených dokladov o ubytovaní, ktoré musia obsahovať základné náležitosti účtovného dokladu podľa §10 Zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve.

3. Stravné

Suma stravného je stanovená  v závislosti od dĺžky trvania pracovnej cesty v kalendárnom dni. Sumu stravného pri tuzemskej pracovnej ceste ustanovuje opatrením Ministerstvo práce, sociálnych vecí a rodiny SR. S účinnosťou od 24.8.2012 sú v zmysle opatrenia MPSVaR SR č. 248/2012 Z. z. sumy stravného nasledovné:

  • 4,00 EUR pre časové pásmo od 5 hodín do 12 hodín, 
  • 6,00 EUR pre časové pásmo nad 12 hodín do 18 hodín, 
  • 9,30 EUR pre časové pásmo nad 18 hodín.

Základné sadzby stravného v eurách alebo v cudzej mene za každý kalendárny deň zahraničnej pracovnej cesty sú stanovené všeobecne záväzným právnym predpisom, ktorý vydá Ministerstvo financií Slovenskej republiky. Základná sadzba stravného pre zahraničnú pracovnú cestu je stanovená v závislosti od dĺžky trvania zahraničnej pracovnej cesty nasledovne:

 Trvanie zahraničnej pracovnej cesty  Náhrada stravného
 do 6 hodín vrátane  25 % základnej sadzby stravného
 nad 6 hodín až 12 hodín     50 % základnej sadzby stravného
 nad 12 hodín      100 % základnej sadzby stravného
 
V zmysle Zákona o cestovných náhradách sa stravné  zamestnancovi kráti, ak mu bolo preukázateľne poskytnuté bezplatné stravovanie za ktorýkoľvek deň na pracovnej ceste. Zamestnanec je povinný uviesť vo vyúčtovaní pracovnej cesty informáciu o poskytnutí bezplatného stravovania. Zníženie základnej sumy stravného v závislosti od poskytnutého stravovania je uvedené nasledovne:

Krátenie stravného pri tuzemskej pracovnej ceste:

Raňajky - 25 % zo sumy stravného pre časové pásmo nad 18 hodín,
Obed - 40 % zo sumy stravného pre časové pásmo nad 18 hodín,
Večera - 35 % zo sumy stravného pre časové pásmo nad 18 hodín.

Krátenie stravného pri zahraničnej pracovnej ceste:

Raňajky – 25 % zo sumy stravného pre časové pásmo nad 12 hodín,
Obed – 40 % zo sumy stravného pre časové pásmo nad 12 hodín,
Večera – 35 % zo sumy stravného pre časové pásmo nad 12 hodín.


Ján Beleš

Ján Beleš,
účtovník


© EPRAVO.SK – Zbierka zákonov, judikatúra, právo | www.epravo.sk