Ako pristupovať k monitorovaniu vozidiel v súlade s ochranou osobných údajov

Problematikou zasahovania do osobných údajov pri monitorovaní vozidla sa v posledných rokoch zaoberali štátne orgány a súdy po celej Európe. Všetky orgány spoločne dospeli k záveru, že pri monitorovaní služobných vozidiel je potrebné brať do úvahy 3 základné body, a to:

1. Aký je zákonný základ pre sledovanie takýchto údajov (poloha vodiča)

2. Aké množstvo údajov je potrebné zhromažďovať

3. Či je potrebné vykonať DPIA (Data Protection Impact Assessment)

Bod. č. 1.: Zákonný základ pre monitorovanie vozidla

Pri monitorovaní vozidla je nutné si stanoviť, kedy je potrebné, aby vozidlo bolo monitorované a kedy už takéto monitorovanie zasahuje do práv zamestnanca. Otázka, ktorá sa nám pri posudzovaní tohto bodu vynára je, či naozaj bolo potrebné, aby bolo vozidlo monitorované v danej chvíli. A mal vôbec zamestnávateľ právo monitorovať vozidlo?

Štandardnou situáciou, kedy sa môžeme stretnúť s týmto bodom je prípad, ak zamestnávateľ povoľuje zamestnancom využívať služobné vozidlo aj na súkromné účely. Medzi súkromne účely môžeme zaradiť aj cestu zamestnanca z a na pracovisko, ako aj iné cesty mimo pracovného času.

Zákonnému základu pre monitorovanie vozidla sa venoval aj francúzsky Cour de Cassation, v prípade prepustenia zamestnanca na základe geolokačných údajov v jeho služobnom vozidle. Údaje zo zariadenia uvádzali, že daný zamestnanec cestuje domov z práce firemným vozidlom 250 km denne. Pretože išlo o zamestnanca, ktorý šoféroval celý deň v práci a následne šoféroval pomerne dlhy čas kým došiel domov, podľa zamestnávateľa to vytváralo riziko únavy. Cour de Cassation rozhodol, že dôkaz z monitorovacieho zariadenia je neprípustný, pretože tieto cesty domov, a teda aj sledovanie jeho polohy, prebiehali mimo jeho pracovného času. Takéto monitorovanie prebiehalo v rozpore  s právom zamestnanca na súkromie. Cour de Cassation sa odvolával na rozhodnutie CNIL (COMMISSION NATIONALE INFORMATIQUE & LIBERTÉS - en. National Commission on Informatics and Liberty) z roku 2015, ktoré výslovne zakazovalo monitorovanie „údajov o polohe mimo pracovného času vodiča, najmä počas ciest medzi jeho bydliskom a jeho pracoviskom alebo počas jeho prestávok“. Zamestnávateľ nemal zákonný základ na monitorovanie polohy vozidla a svojho zamestnanca mimo pracovného času.

V prípade, že zamestnávateľ umožňuje, aby zamestnanci využívali služobné vozidlo na súkromné účely, je potrebné, aby zamestnávateľ umožnil zamestnancovi dočasne vypnúť monitorovanie polohy vozidla. Takáto možnosť vypnúť monitorovacie zariadenie zamestnancom mu umožňuje rozhodnúť sa, kedy chce svoje informácie o polohe zdieľať so zamestnávateľom, a kedy naopak nie. Samozrejme, takéto vypnutie monitorovania by malo pripadať do úvahy len v rámci súkromného využívania vozidla a nie počas pracovnej doby.

Bod. č. 2.: Množstvo údajov získaných pri monitorovaní vozidla

Pri zavádzaní monitorovacieho zariadenia do služobného vozidla by mal zamestnávateľ posúdiť, či je ním zvolená technológia na monitorovanie vhodná. Preto je potrebné posúdiť, či nedochádza k spracovaniu údajov ktoré zamestnávateľ nepotrebuje, a pritom zasahujú do osobných údajov zamestnanca. Zamestnávateľ môže v dnešnej dobe využiť nespočetné množstvo monitorovacích zariadení, ktoré nepretržite monitorujú polohu vozidla, rovnako môžu vykonávať audiovizuálne záznamy, alebo získavať informácie o rýchlosti vozidla a mnoho ďalších. V tomto prípade je potrebné brať ohľad na to, že každé z týchto zariadení zaznamenáva aj správanie zamestnanca. Z tohto dôvodu je potrebné, aby zamestnávateľ dôkladne zvážil, či sú informácie, ktoré z vozidla získava, potrebné.

Množstvu získavaných informácii sa venoval francúzsky úrad CNIL, ktorý uložil pokutu spoločnosti spravujúcej eScootre. Táto spoločnosť sledovala polohu svojich eScootrov, a to každých 30 sekúnd, keď bol eScooter aktívny, a každých 15 minút, keď aktívny nebol. Spoločnosť uviedla, že je potrebný zber takýchto údajov o polohe zariadení, a to primárne z dôvodov vrátenia zariadenia, dopravných priestupkov, ako aj krádeží zariadení. CNIL dospel k záveru, že žiaden z uvedených dôvodov neodôvodňuje frekvenciu zhromažďovania údajov. V tomto prípade spoločnosť spravujúca eScootre neporušila bod 1, keďže mala zákonné právo na sledovanie svojich zariadení. Problém nastával vo frekvencii zberu informácii počas využívania eScootru.

Aj keď zamestnávateľ má právo monitorovať vozidlo počas pracovnej doby, je stále potrebné prihliadať na primeranosť množstva informácií, ktoré z vozidla získava.

Bod. č. 3.: Potreba vykonať DPIA

Data Protection Impact Assessment skrátene DPIA je nástroj na posúdenie vplyvu plánovaných spracovateľských operácií na ochranu osobných údajov podľa článku 35. nariadenia GDPR. DPIA môžeme chápať ako hodnotenie rizík pri spracovaní údajov a ich porovnávanie so záujmami spracovateľa údajov z hľadiska nevyhnutnosti dosiahnutia stanovených cieľov.

GDPR uvádza, že DPIA musí obsahovať aspoň:

• systematický popis plánovaných spracovateľských operácií a účelov spracovania, prípadne vrátane oprávneného záujmu, ktorý sleduje prevádzkovateľ;
• posúdenie nevyhnutnosti a primeranosti spracovateľských operácií vo vzťahu k účelom;
• posúdenie rizík pre práva a slobody dotknutých osôb uvedené; a
• opatrenia plánované na riešenie rizík vrátane záruk, bezpečnostných opatrení a mechanizmov na zabezpečenie ochrany osobných údajov a na preukázanie súladu s týmto nariadením, s prihliadnutím na práva a oprávnené záujmy dotknutých osôb a iných dotknutých osôb.

Informovanie zamestnanca

Okrem postupu v súlade s vyššie spomenutými bodmi je potrebné, aby zamestnávateľ informoval zamestnancov o inštalácii sledovacieho zariadenia v služobnom vozidle a o tom, že ich pohyb je počas používania služobného automobilu zaznamenávaný.

Ani skutočnosť, že zamestnanec využíva jemu zamestnávateľom zverené vozidlo na pracovné účely nedáva zamestnávateľovi právo neobmedzene monitorovať vozidlo. Vždy je potrebné myslieť na to, že sledovaná je aj osoba v danom vozidle. Zamestnávateľ preto môže získavať informácie monitorovaním len v primeranom množstve a len také informácie, ktoré sú pre zamestnávateľa nevyhnutné. Avšak, právna úprava toho, čo znamená v primeranej miere, alebo ako ma zamestnávateľ postupovať pri monitorovaní vozidla, nám absentuje, preto je potrebné každý prípad posudzovať samostatne.

Ak ste zamestnávateľ a chcete vo svojej spoločnosti zaviesť monitorovanie vozidiel, obráťte sa na nás.